El proceso de GESTIÓN DE ACTIVOS se encuentra ubicado en la INTRANET en la siguiente ruta:

Piemsa/Sistema Integral de Gestión/Documentos/Sistema Integral de Gestión/Gestión de Distribución/Procesos/Sistema Gestión de Activos.

Aquí encontraras los siguientes documentos:

• Caracterización/ CA-GD-AE-01 Caracterización Gestión de Activos.pdf
• Manual/ MA-GD-AE-01 Manual de Políticas, Lineamientos Y Reglas de Negocio Gestión De Activos.PDF
• Manual/MA-GD-AE-02 Manual Gestión Información de Activos/
• Planes/ PL-GD-AE-01 Plan Estratégico de Gestión de Activos.pdf
• Registros/ Implementación SGA

El proceso de Gestión de Activos se refiere al proceso profesionalizado de administrar diversos tipos de activos financieros y construcción hasta la utilización, mantenimiento y reemplazo de activos en infraestructuras. Debe cumplir con los documentos establecidos en la Intranet, los cuales fueron aprobados en el comité Normativo. Es fundamental seguir estos documentos para garantizar una gestión eficiente y efectiva de los activos de la empresa.

En la Caracterización del proceso de Gestión de Activos tenemos aspectos claves de cómo se debe realizar la Planeación y seguimiento y mejora del proceso, cuales son sus proveedores externos e interno, sus entradas del proceso actividades, responsables y salidas del proceso, clientes interno o externo a través del PHVA.

El Manual de Políticas, Lineamientos Y Reglas de Negocio Gestión De Activos, establecemos objetivo, alcancen, responsable, marco normativo, Políticas, Lineamientos y reglas de negocio pertenecientes al proceso de Gestión de Activos.

Manual de Gestión de Activos, se definen los lineamientos para la gestión de la información del portafolio de activos, considerando su ciclo de vida, la toma de decisiones y las necesidades de las partes interesadas. Este aplica para la información del portafolio de activos que corresponden a las unidades constructivas reportadas a la CREG los activos de líneas y Redes y Subestaciones.

En los Planes está el PLAN ESTRATEGICO DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE LA ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. es un documento crucial que define cómo los objetivos del Sistema de Gestión de Activos

EN LOS REGISTROS, tenemos información de la implementación del Sistema de Gestión de Activos.  Actas de Revisión por la Dirección, Análisis del Contexto, Informes de Auditorias 55001, Comité de Gestión de Activos, Gestión del Cambio, Matrices de Riesgos y oportunidades Objetivos SGACT – Indicadores que son transversales la mayoría de los procesos de la empresa.

PLAN ESTRATEGICO DE GESTIÓN DE ACTIVOS DE LA ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. (PEGA)

PARTES INTERESADAS DENTRO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE ACTIVOS:

El PEGA esta alineado con los objetivos estratégicos de la emsa (Financiero, Clientes y Mercado, Procesos Internos, Aprendizaje y Crecimiento) este se mide a través de los indicadores de la Empresa y son transversales para toda la compañía.

CRITERIOS PARA TOMA DE DESICIONES RELACIONADAS CON LA GESTIÓN DE ACTIVOS:

• Cumplimiento regulatorio
• Plan Estratégico Corporativo (PEC)
• Generación de Valor
• Calidad del Servicio
• Riesgos y Oportunidades

EL CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS se gestiona a nivel Operativo a través de los siguientes procesos/subprocesos de la cadena de valor de la empresa:

• MANTENIMIENTO (Mantenimiento de Líneas y Redes, Mantenimiento de Subestaciones.
• DAR DE BAJA (Gestión Contable, Almacén, Gestión Ambiental)

1. LIDERAZGO

Política Integral de Gestión

La EMSA tiene establecida una Política Integral del Sistema Gestión, donde se incluye los compromisos de calidad, seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y activos

El compromiso seis de la Política del SIG, está relacionado con el SGA “Gestionar los Activos del Servicio de transmisión regional y distribución local, teniendo el costo, riesgo y desempeño de estos a lo largo de su ciclo de vida.

ROLES Y RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Para los procesos de activos están definidos en las caracterizaciones y la documentación complementaria a los mismos

1. PLANIFICACIÓN

OBJETIVOS DE GESTIÓN DE ACTIVOS

Están alineados con el PEC, la política Integral de Gestión y las necesidades y requerimientos de las partes interesadas.

• A1 Gestionar eficientemente los costos de administración, operación y mantenimiento de la base regulatoria de activos.
• A2 Mejorar la ejecución presupuestal de las inversiones en activos aprobadas, respecto al año anterior.
• A3 Propender que el costo de la unidad constructiva se acerque al costo regulatorio reconocido.
• A4 Gestionar los riesgos del ciclo de vida de los activos de forma efectiva.
• A5 Asegurar la disponibilidad de activos del SDL y STR.
• A6 Asegurar la disponibilidad y continuidad del servicio.

PLANES DE GESTIÓN DE ACTIVOS

• Plan de acción de AOM
• Plan gestión de inversiones de activos.
• Plan de acción de riesgos.
• Plan de gestión de mantenimiento de subestaciones.
• Plan de gestión de mantenimiento de líneas y redes.
• Plan de gestión de TICs
• Plan de gestión de medidores de frontera.
• Plan de gestión de medidores de calidad de potencia.

ANÁLISIS DE RIESGOS, realizar un análisis de riesgos para definir acciones que reduzcan o minimicen los riesgos asociados a los activos. 3. Planes de Gestión Activos, cuando se diseñan y construyen nuevos activos como parte del plan estratégico, el PEGA debe definir los planes específicos para llevar a cabo estos proyectos.

1. APOYO

Recursos la EMSA provee los recursos financieros, humanos, físicos, tecnológicos necesarios para: establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente el sistema integral de gestión, cumplir con los objetivos de gestión de activos y las actividades especificadas en los documentos de planificación.

Proceso de Planeación Estratégica:

• Auditoría externa de seguimiento de ISO 55001:2014.
• Auditoría interna de ISO 55001:2014.
• Semana SISAC – Componente gestión de activos.
• Capacitaciones:
• Gestión de riesgos y oportunidades para el sistema de gestión de activos.
• Identificación y tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora para el sistema de gestión de activos.
• Auditores internos en la norma ISO 55001:2014.
• Diligenciamiento y trazabilidad de evidencias de mantenimiento.
• Fortalecimiento de coherencia y trazabilidad de datos técnicos y contables, otros datos extra financieros – costos AOM.

Macroproceso de Gestión de Distribución:

• Personal de apoyo para Confiabilidad y Mantenimiento

COMPETENCIA: El personal que interviene en el desempeño de los activos, puede ser personal directo o contratista. Personal directo está definido en los perfiles del cargo y el indirecto está en el Documento Base de Invitación.

Los soportes que evidencia la competencia del personal deben encontrasen en las hojas de vidas.

Las evaluaciones de desempeño están a cargo del proceso de Selección para el personal directo.

 COMUNICACIÓN INTERNA O EXTERNA se hacen a través del Comité de Gestión de Activos, la política de Gestión de Activos es comunicada a todas las partes interesadas.

REQUISITOS DE INFORMACIÓN EMSA E.S.P. ha determinado los requisitos de información para apoyar sus activos gestión de activos, sistema de gestión de activos y el logro de sus objetivos organizacionales. Para lo cual cuenta con:

• Información de activos Matriz de identificación de necesidades de información de partes interesadas
• Información de gestión de activos (planes de Gestión de Activos)
• Información del sistema de gestión de activos (Documentación del Sistema Integrado de Gestión)

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

EMSA, mantiene y aplica el procedimiento de información documentada, para asegurar el control y la disponibilidad de la información del sistema integral de gestión, igualmente, el procedimiento de control de documentos legales y de otra índole, y el normograma. El mismo criterio aplica a las disposiciones 

de archivo dadas por el proceso de gestión documental, para archivo físico y magnético.

1.  OPERACIÓN

Planificación y control operacional

La ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P., planifica, implementa y controla los procesos del ciclo de vida de los activos dentro de su sistema integrado de gestión, cada uno de ellos cuenta con su caracterizaciones, procedimientos y manuales de políticas, lineamientos y reglas del negocio, incluyendo estos últimos las acciones de control identificadas en los mapas de riesgos táctico y

operacionales, y todas aquellas que permitan el cumplimiento del proceso.

GESTIÓN DE CAMBIO

La ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P., ha identificado cuatro tipos de cambios que podrían afectar los objetivos de la gestión de activos:

1. Cambio técnico
2. Incorporación de nuevas unidades constructivas para reconocimiento
3. Incorporación de activos de terceros
4. Sistema de Gestión de activos

CONTRATOS A TERCEROS

La EMSA cuenta con el proceso de abastecimiento y el subproceso de contratación, el cual a su vez incluye las etapas precontractual, contractual, ejecución/supervisión y terminación del contrato, que se encarga de definir los criterios para la compra de bienes y servicios de acuerdo a lo establecido en el reglamento interno de contratación de la empresa, que también sirve de base para precisar el modo en el cual se hará el seguimiento y control de proveedores, de acuerdo a lo dispuesto en el manual del supervisor y en 

la Guía técnica de evaluación y revaluación

de proveedores.

1. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Para los activos, la gestión de activos y el sistema de gestión de activos se han identificado los siguientes mecanismos para evaluación de su desempeño:

ACTIVOS:

• Priorización/Criticidad de los activos
• Inventario de activos reportados a la CREG.

GESTIÓN DE ACTIVOS

• Desempeño contable y extracontable (Indicadores)

SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS:

• Eficacia del Sistema de Gestión de Activos
• Adecuación, conveniencia y eficacia del Sistema de Gestión de Activos
• Gestión de desempeño de las personas.
• Cumplimiento del plan de trabajo de la certificación de ISO 55001

AUDITORÍA INTERNA

La ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P., realiza a intervalos prestablecidos auditorías internas a la totalidad de los procesos del Sistema Integral de Gestión, con el propósito de evaluar la

conformidad del sistema con respecto a las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, ISO 55001:2014, con los requisitos del Sistema Integral de Gestión y con la metodología de evaluación RUC, para lo cual cuenta con el procedimiento de auditorías internas, que pertenece al proceso de Calidad.

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La Alta Dirección de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P., realiza anualmente la revisión del sistema integral de gestión conforme a lo establecido en el Manual del SIG, para asegurarse de la adecuación, eficacia, conveniencia y alineación continua de este con respecto a las pautas determinadas por la dirección estratégica de la organización 

quedando como evidencia esto un acta.

Adicionalmente se cuenta con la revisión del Comité de activos, el cual revisa mensualmente el desempeño del SGActivos, para apoyar la toma de decisiones y de acciones de manera oportuna.

MEJORA

Las no conformidades o fallas potenciales en la gestión de activos o en el sistema de gestión de activos de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P., se tratan según el procedimiento de acción correctiva, preventiva y de mejora, que define la metodología para el tratamiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora del Sistema Integral de Gestión, considerando que la mejora continua afecta positivamente la pertinencia, la adecuación y la eficacia de su gestión de activos y de su sistema de gestión de activos.

• Optimización del rendimiento de los activos: EMSA implementa programas de mantenimiento preventivo y predictivo para sus equipos eléctricos, lo que ayuda a maximizar su eficiencia operativa y prolongar su vida útil.
• Mejora de la eficiencia operativa: A través de la gestión de activos, EMSA puede identificar y eliminar redundancias en sus procesos operativos, lo que resulta en una reducción de costos y un aumento de la productividad.
• Reducción de riesgos y costos: EMSA evalúa y gestiona los riesgos asociados con cada activo, como el fallo de equipos críticos, y establece estrategias para mitigarlos, lo que reduce los costos asociados con paradas no planificadas y reparaciones de emergencia.
• Aumento de la sostenibilidad y resiliencia a largo plazo: Al gestionar sus activos de manera proactiva, EMSA asegura que sus operaciones sean sostenibles y que pueda adaptarse rápidamente a cambios en el mercado o en la regulación.
• Gestión del ciclo de vida de los activos: EMSA aplica un enfoque de ciclo de vida completo para sus activos, desde la adquisición y desarrollo hasta la operación, mantenimiento y disposición final, asegurando que cada etapa se maneje de acuerdo con las mejores prácticas de la industria.